第一章 总 则

第一条 学校公文是学校在党政管理工作中形成和使用的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布学校规章，施行党政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为使学校公文的处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《教育部公文处理规定》等有关公文处理规定的精神，结合我校实际，制定本细则。

第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。校务办公室负责学校党政公文处理工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章 公文种类

第五条 我校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条 公文用纸幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

（二）版面

1.公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

2.字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

3.行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可采取调整行距、字距的措施解决。

4.文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第七条印制装订要求

（一）制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过±1mm。

（二）印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。

（三）装订要求

1.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

2.骑马订或平订的公文应当：

（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

（3）骑马订钉距均订在折缝线上，平订钉距与书脊间的距离为3mm—5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

第八条 公文格式各要素编排规则

版心内的公文各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头包括6个要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主体包括9个要素：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，版记包括2个要素：抄送机关、印发机关和印发日期。

版心外包含1个要素：页码。

（一）版头

1.份号

份号即公文印刷的顺序号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理。

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。如有需要，也可对不涉密公文标注份号。

2.密级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间可用“★”或不用分隔，如“秘密★1年”，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1字。

3.紧急程度

紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

学校党委发文标志由“中共大连医科大学委员会”加“文件”二字组成；学校行政发文标志由“大连医科大学”加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重、规范、大小适度为原则。

5.发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号三要素组成。用3号仿宋字编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。其中年份、发文顺序号用阿拉伯数字，年份用全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号在发文机关之下居左空一字编排。

6.签发人

上报的公文需标识签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题

由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

对于上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文的处理。多个主送机关，顺序一般按照重要程度排列。

3.正文

公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示公文。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。转发、印发文件类的通知，用3号楷体字。

公文中结构层次，一般不超过四层，其层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层次用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层和第四层以及正文用3号仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1.”。

当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用。

4.附件说明

附件说明是公文附件的顺序号和名称。用3号仿宋体字在正文下空一行之后，左空二字开始标注“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。

5.发文机关署名

应使用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。

发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。

6.成文日期

成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位（即1不编为01），成文日期右空四字编排，

成文日期确定的原则和标注位置有两种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。

7.印章

印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。

印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。

8.附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。一般居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

根据《中国共产党大连医科大学委员会党务公开暂行办法》和《大连医科大学信息公开实施细则（试行）》的规定要求，学校各部门在起草公文的同时，应当审查并明确该公文的公开属性（主动公开、依申请公开和不予公开），并在附注处注明其公开属性，如“此件主动公开”，未注明的为“不予公开”。

9.附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，顺序号后无需加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

版记包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等。

如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。

抄送机关名称，用4号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期

指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚伪（即1不编为01），后加“印发”二字。

翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置；翻印机关居左空一字标注，用全称或规范化简称；翻印日期居左空一字标注，用阿拉伯数字完整写年、月、日，后加“翻印”二字。

（四）页码

用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页，空白页和版记页不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排，附件与正文不一起装订时，附件另编页码。

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，页码在表的左下角；双页码表头在切口一边，页码在表的左上角。

第九条 公文的特定格式

（一）信函格式

公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。常用于通知、批复、函等文种的公文中。

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

首页版心的尺寸为156mm×225mm。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要格式

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“〔2012〕X号”。

纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要不加盖公章。

纪要格式可以根据实际制定。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十二条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校有关负责人名义向上级机关报送公文。

第十三条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

校内除组织部、党委学工部、工会、共青团、教务处、附属卫校等部门可在校内以相应文件编号行文外，其余各部门不得自行编发文件。

第五章 公文拟制

第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十六条 公文文稿签发前，应由校务办公室进行审核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。公文经主管校领导审批签发后印制。

第六章 公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十七条 收文办理程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和来办理情况应当详细记载。

（三）批办。根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，呈报校领导批示后，及时送承相关部门；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

（四）承办。承办部门对交办的公文应当及时办理。法律法规有明确规定或者来文有明确时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第十八条 发文办理主要程序

（一）登记。已经校领导签批的公文，由校务办公室确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（二）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（三）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十九条公文管理

（一）学校文件由校务办公室专人负责管理、保存、归档。各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

（二）公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

（三）涉密公文应当由校务办公室按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

（四）不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第七章 附则

第二十条 本细则自发布之日起施行，《大连医科大学公文处理细则》和《大连医科大学公文写作规范（试行）》同时废止。

第二十一条 本细则由校务办公室负责解释。